第一章 总 则
第一条 为规范深圳大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》等法律法规，结合基金会实际，制定本制度。
第二条 本制度所称档案是指基金会在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。档案管理遵循“统一管理、分类保管、完整保存、便于利用”的原则。
第二章 归档范围与分类管理
第三条 基金会档案按以下分类分别保管：
（一）财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、银行对账单等财务会计资料。财务档案由基金会财务部按年度整理立卷，于次年上半年统一移交深圳大学档案馆归档存储。基金会应与深圳大学档案馆签订书面档案交接存储文件，明确保管责任、查阅权限及事故责任。财务档案的调取查阅，须按照深圳大学档案馆的查档流程办理，经基金会秘书长批准后向档案馆提出申请。
（二）其他档案：包括法人治理类（章程、理事会会议记录与决议、规章制度、年度工作报告等）、捐赠项目类（捐赠协议、立项文件、审批记录、年度结项报告等）、人事类（聘用合同、考核材料等）、行政类（收发文、会议纪要、合同协议等）、宣传类（重要活动资料、影像资料等）。上述档案由基金会办公室统一管理，各部门按要求定期向办公室移交归档材料。
第四条 基金会办公室为档案归口管理部门，负责其他档案的收集、整理、立卷、保管和利用。各部门指定专人负责本部门档案的日常管理。财务部负责财务档案在移交档案馆前的整理和保管，以及移交后的登记管理。
第三章 档案保管与利用
第五条 档案保管期限：
（一）永久保存：章程、理事会会议记录及决议、年度审计报告、重大捐赠项目档案、投资活动档案；
（二）保存30年：会计凭证、账簿、一般项目档案、合同协议；
（三）保存10年：日常行政文件、一般性往来函件。
第六条 归档材料应为原件，确无原件的可归档复印件并注明原件存放处。电子文件应同步备份，以不可擦写介质存储。基金会配置专用档案柜保管其他档案，有条件的应设置独立档案室。
第七条 其他档案的借阅须经办公室负责人批准，涉密档案须经秘书长批准。借阅人应办理登记手续，借出档案一般应在5个工作日内归还。财务档案的查阅按深圳大学档案馆规定执行。
第四章 附 则
第八条 本制度由基金会秘书处负责解释。
第九条 本制度自理事会审议通过之日起施行
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